Wij gaan door met onze organisatievernieuwing
Uit de Staat van de organisatie ('Wordt vervolgd') blijkt dat organisatievernieuwing en een nieuwe manier van werken steeds meer deel gaat uitmaken van ons DNA. De Visitatiecommissie onderstreept dat in haar rapport 'Niet normaal'. Verder merken we dat 'Utrecht maken we samen' helpt om beter samen te werken met buiten.

Het afgelopen jaar hebben we op verschillende manier gewerkt aan het vernieuwen van de organisatie. In 2015 hebben ongeveer 12 pleinen plaatsgevonden met deelnemers van binnen en buiten de gemeente. Deze pleinen dragen bij aan een open, scherpe, wendbare en betrouwbare organisatie.

Daarnaast is er aandacht voor innovatie. Bijvoorbeeld door de leergang Continu Verbeteren (het vervolg op lean), door organisatiebrede focus op datagedreven sturing en door het Utrechts Innovatietraject (UIT), waarbij ambtenaren actuele vraagstukken op een vernieuwende manier hebben aangepakt. Dit UIT-traject zorgt niet alleen voor nieuwe oplossingen voor vraagstukken, maar ook voor een netwerk van collega’s die met frisse ogen naar vraagstukken kunnen kijken.

Met Rol Op Maat en Utrecht Maken We Samen verbeteren we de samenwerking met de stad. Met masterclasses, inspiratiebijeenkomsten en festivals richten we de aandacht op verbetering van samenwerking en rolbewustzijn. Het Kenniscentrum Participatie zorgt voor meer kwaliteit in bestaande samenwerkingsrelaties. De gemeente is steeds beter in staat om vanuit de juiste houding te reageren op initiatieven uit de stad. Als lerende organisatie gebruiken we de ervaringen daarmee om onszelf te verbeteren. In 2015 heeft de gemeente deelgenomen aan vijftien Stadsgesprekken. Het Stadsgesprek over energie is gevoerd door 166 door loting geselecteerde inwoners: Uniek in Nederland!

In 2015 heeft de visitatie in zijn rapport 'Niet Normaal' geconcludeerd dat de vernieuwingsstrategie Via B 'vruchten afwerpt. Onze eigen 'organisatiefoto' in 'Wordt vervolgd' bevestigd dat beeld. De gemeentelijke organisatie is merkbaar innovatiever, wendbaarder en meer gericht op samenwerking met “buiten” dan ooit. We zijn er echter nog niet. Mede daarom is in 2015 de Transitie Ruimte gestart. Het doel daarvan is ook de werkwijze in het ruimtelijke domein te vernieuwen.

Het Stadskantoor zorgt voor een versnelling van de organisatievernieuwing. Het bevordert samenwerking en biedt betere gelegenheid voor ontmoeting van formele en informele netwerken. Door het Stadskantoor zijn de ambtenaren letterlijk en figuurlijk bewegelijker geworden.

Wij zijn een lerende organisatie
Aandacht voor leren is binnen de gemeente Utrecht sterk toegenomen. De manier van leren is daarin sterk aan het veranderen, het accent komt te liggen op ‘lerend werken’. De context waarin onze medewerkers hun werk moeten doen is zo complex en dynamisch geworden, dat de gemeente Utrecht niet meer kan volstaan met het opstellen van regels, procedures en werkinstructies. Het kunnen vinden ontwikkelen en toepassen van kennis wordt belangrijker. Dit betekent dat we onze leerprocessen zo inrichten dat medewerkers zelf aan zet zijn waarbij hun talenten centraal staan. Dit eigenaarschap op de eigen loopbaan vraagt van medewerkers dat ze voortdurend werken aan precies die kwaliteiten en competenties die hen aantrekkelijk en wendbaar maken voor hun huidige en toekomstige werk. Het belang van elke dag leren ín het werk is daarmee sterk toegenomen.

Wij verleggen onze focus naar continu verbeteren, oftewel naar een werkomgeving waarin leren in de dagelijkse praktijk centraal staat. Wij ondersteunen leerervaringen op de werkplek. Voorbeelden in 2015 zijn de dagstarts die in toenemende mate traditionele vergaderingen vervangen, de Pleinen, de leergang Urban professional en de leergang Business Professional.

Wij moderniseren onze processen
Door middel van ‘continu verbeteren’ zorgen wij voor betere processen en resultaten. Het organiseren van korte feedbackloops vormen daar een belangrijk onderdeel van. In 2015 heeft bijna 30% van de leidinggevenden hiervoor een leergang van anderhalf jaar afgerond. Wij creëren een omgeving van leren, waarbij in 2015 al de volgende resultaten zijn behaald:

• De veegploeg van de Amsterdamse straatweg die zelf anders roostert, waardoor ze goedkoper, sneller, veiliger én klantvriendelijker werken.
• Door beter samen te werken en te leren van elkaars aanpak, kunnen de zwembaden die eerst wachtlijsten hadden, nu veel sneller oproepen, goedkoper werken.
• Medewerkers voelen zich meer verantwoordelijk voor hun werk en puzzelen zelf beter als er iets is wat niet werkt. Bijvoorbeeld door het analyseren van kleine steenslagschades bij het maaien, werd overgegaan naar een nieuwe maaier die geen schade berokkend aan geparkeerde auto’s.  

Er is meer focus op de klant gekomen. Medewerkers nemen initiatief en verbeteren hun werk. Kortom, de organisatie is beter in staan te leren, sneller te verbeteren voor onze klanten, meer datagedreven te beslissen en te sturen. In 2015 is zaakgericht werken verder geïmplementeerd. Binnen ieder organisatieonderdeel is de rol van recordmanager ingevuld welke zorg draagt voor adequaat beheer van digitale dossiers en documenten. Daarnaast is een scanstraat opgeleverd die slim scannen mogelijk maakt en is de interne digitale handtekening gerealiseerd. Deze acties leveren een belangrijke bijdrage aan het verantwoord kunnen nemen van een vervangingsbesluit per 1 januari 2017.

Wij focussen op wendbaarheid van medewerkers
Het gaat goed met onze wendbaarheid. De mobiliteit is verhoogd van 13,2 % naar 19,3% en onze interne flexibele pool (Uflex) is gegroeid van 83 fte naar 221 fte. De medewerkers worden daardoor breder inzetbaar. De Uflex is in 2015 uitgebreid naar secretarieel personeel en naar administratieve medewerkers voor publieksdienstverlening.

Door deze toename in mobiliteit en flexibiliteit, in combinatie met de Strategische Personeelsplanning, zijn we steeds beter en eerder in staat in te spelen op de ontwikkelingen in de stad zonder (grote) reorganisaties. Het aantal actieve overplaatsbare medewerkers is in 2015 gedaald van 79 naar 63.

Onze externe inhuur is afgenomen van 77,1 miljoen euro in 2014 naar 62,5 miljoen euro in 2015. Per brief van 5 juni 2015 is het plafond externe inhuur 2015 tussentijds bijgesteld van 57 miljoen euro naar 62 miljoen euro. Door scherper te definiëren en te registreren, door continue aandacht voor externe inhuur met behulp van plafonds per onderdeel en door een strategische personeelsplanning sturen we op rationele inhuur. Het Auditrapport Externe Inhuur wees uit dat de organisatie in staat is rationele keuze te maken ten aanzien van externe inhuur. Tevens is op basis van het Auditrapport een andere definitie van externe inhuur vastgesteld die aansluit bij de definitie die in andere gemeentelijke organisatie gebruikt worden.

Het verzuimpercentage is in 2015 gedaald ten opzichte van het verzuimcijfer over 2014; van 6,7% naar 6,1%. Een positieve ontwikkeling, maar we willen het verzuim in onze organisatie verder terugdringen. Er is veel werk te verrichten in de stad en de inzet van iedere medewerkers is daarbij nodig. Door een gerichte aanpak waarbij de gezamenlijke commitment van leidinggevende en medewerker bij re-integratie centraal staat, wordt er nu gericht gewerkt aan het voorkomen dat medewerkers in een situatie van langverzuim belanden.

We geven ruimte aan kleur en talent
Als gemeentelijke organisatie staan wij direct in contact met de bewoners van de stad. De stad is divers van samenstelling en onze dienstverlening kan aan kwaliteit winnen als we een meer divers personeelsbestand hebben. Afgelopen zomer tekende de gemeente Utrecht het Diversiteitscharter van de Stichting van de Arbeid. Diverse ministeries van de rijksoverheid, de G4 gemeenten, maar ook steeds meer kleinere gemeenten en marktpartijen tekenden het charter en werken daarmee aan een meer divers samengestelde organisatie.

De ambities die Utrecht in het Charter formuleert, zijn: Meer culturele diversiteit vanaf schaal 12, aandacht voor jongeren en mensen met een allochtone achtergrond (instroom, doorstroom) en het creëren van plekken voor mensen met een arbeidsbeperking. Daarnaast doen we een proef met anoniem solliciteren, die vanaf januari tot mei 2016 loopt en waarbij op basis van 8 geselecteerde externe wervingen een onderzoek plaatsvind naar de resultaten.

Ten slotte hebben wij in 2015 een Generatiepact afgesloten, waarbij senioren minder kunnen gaan werken. Met de daarbij vrijkomende uren starten we een Jongerenpool. Wij maken daarmee ruimte om nieuw talent aan te trekken.

Wij innoveren sturing in primaire en ondersteunende processen door slim gebruik van data
Met slim gebruik van data kunnen we zowel efficiënter als beter werken. We hebben daartoe een aanpak gehanteerd van leren en experimenteren, onder meer door middel van pilots. In 2015 is een dertigtal pilotprojecten gestart, voorbeelden daarvan zijn:

Pilot voortijdig schoolverlater. Met behulp van data - waaronder verzuimdata – wordt gezocht naar kinderen die het grootste risico lopen om voortijdig schoolverlater te worden. Hoe sneller we een dergelijk signaal hebben, hoe sneller we kunnen interveniëren en hoe groter het effect van deze interventies.

Pilot ‘mogelijke huisjesmelkers en omzettingen’ (het zogenaamde ‘verkameren’ van woningen). Eigenaren met meerdere woningen worden in kaart gebracht en weergegeven op een ‘stippenkaart’ waarop de omzettingen en het bezit van vermeende huisjesmelkers te zien is. Er kan nu sneller beoordeeld worden of aangevraagde omzettingen passen binnen het gemeentelijk beleid.

Medio dit jaar is gereflecteerd op de resultaten van de pilots datagedreven sturing en wat ze betekenen voor de gemeente en de stad. Het rapport Naar een datagedreven gemeente is daarvan de weerslag.

Naast de pilots is in 2015 actief gewerkt aan kennisverspreiding door onder andere: cursussen datagedreven sturing, cursus over open data als beleidsinstrument, een Interne workshop datagedreven stadsbeleving en een tweetal commissiebrieven (1, 2). Daarnaast is geïnvesteerd in het vergroten van de expertise in de eigen organisatie. Zes medewerkers van gemeente Utrecht volgen een universitaire opleiding datascience. De nieuwe expertise geeft dieper inzicht in datagedreven sturing en zorgt ervoor dat we minder een beroep hoeven te doen op externen.

Er is ingezet om stagiairs en afstudeerders meer systematisch aan te trekken op het onderwerp datagedreven sturing. Naast de directe inhoudelijke opbrengsten geeft dit een goede naam en is gunstig voor het aantrekken van schaars datascience-personeel. Ten aanzien van de ICT infrastructuur is in 2015 een proeftuin voor pilots datagedreven sturing gerealiseerd.

Open Data
In nauw overleg met de privacyfunctionaris is inzichtelijk gemaakt welke datasets open zijn en welke een gesloten karakter hebben. Het aantal gepubliceerde open datasets is in 2015 gegroeid naar 100. Via het open data portalzijn de sets opvraagbaar. Dit is een verdubbeling ten opzichte van de doelstelling voor 2015. Op basis van de dataset inventarisatieis nagenoeg een compleet beeld van datasets binnen de gemeente Utrecht gecreëerd. Deze inventarisatie is ook als open dataset gepubliceerd waardoor her-gebruikers beter inzicht krijgen in beschikbare datasets. De pilot open raadsdata is met succes afgerond. Besluitvormingsinformatie van de gemeente Utrecht is nu volledig doorzoekbaar.

Wij borgen informatieveiligheid en privacy van onze gegevens
Een enquête bij organisatie onderdelen over de stand van zaken met betrekking tot het naleven van de Baseline Informatie Beveiliging Gemeenten (BIG) toont aan dat in een sommige gevallen benodigde maatregelen ontbreken. Verbeterpunten zijn de invulling van de taken van decentrale contactpersoon voor Privacy en Informatie-beveiligingsvraagstukken, toegang tot informatiesystemen en het bewaken van geautoriseerde handelingen.

In 2015 hebben wij de bewustwording bij medewerkers voor informatiebeveiliging vergroot, door middel van de campagne Bewust Informatie Gebruikt (BIG). De in maart aangestelde Privacy Functionaris heeft in samenwerking met juridische zaken de Privacy verordening en het cameratoezicht protocol van een actualisatie voorzien. In 2016 zullen de stukken ter besluitvorming aan de gemeenteraad worden aangeboden. De Meldplicht datalekken is breed binnen de organisatie gecommuniceerd, en een procedure om datalekken tijdig te melden is ontworpen en geïmplementeerd. In mei 2015 is de Meldplicht Datalekken door de eerste kamer aangenomen. Het bestaande niveau van privacy en informatiebeveiliging is nog onvoldoende. Dit levert een financieel risico op van 1,9 miljoen euro. Dit bedrag is opgenomen in de risicoparagraaf van de begroting voor 2016. Bijpassende maatregelen worden genomen.

Utrecht treedt op als gastheer voor de Taskforce gegevensuitwisseling. Doelstelling van de taskforce is gegevensuitwisseling tussen verschillende domeinen in het kader van de decentralisaties wettelijk mogelijk te maken.

Wij blijven in control
In 2015 hebben wij Financiën en Control domein versterkt. Het opleidingstraject op vakinhoud en competenties voor de businesscontrollers is afgerond, alsmede de vakinhoudelijke opleidingen voor de assistent businesscontrollers. Door de start van de Uflex financiën, een flexibele pool van financiën medewerkers, versterken wij de samenwerking en laten we vraag en aanbod in het domein beter op elkaar aansluiten.

Wij hebben in 2015 actief gewerkt om financiële instrumenten te introduceren die enerzijds de betrokkenheid en zeggenschap van burgers en ondernemers vergroten en anderzijds het (financieel) handelen van de gemeente transparant maken. Utrecht doet mee aan een landelijke pilot Open Spending waardoor de financiële gegevens van de gemeente Utrecht ontsloten worden en kunnen worden bewerkt door burgers. Er zijn pilots op het gebied van Buurtbudgetten en Right to Challenge om de invloed en betrokkenheid van bewoners op de gemeentelijke uitgaven te versterken. Als hulpmiddel om initiatieven gefinancierd te krijgen is een financiële instrumententool ontsloten op internet voor burgers. En om mogelijk meer kansen te benutten heeft een volledige inventarisatie plaatsgevonden van alle financiële instrumenten die in Nederland en omstreken worden gebruikt en worden een aantal kansrijke mogelijkheden verder uitgewerkt.

In de zomer is een gebruiksvriendelijke plannings- en begrotingsapplicatie LIAS geïmplementeerd. Bij de programmabegroting 2016 is deze applicatie ingezet voor de publicatie en nu bij de verantwoording 2015 gebruiken wij het systeem om ons proces voor de totstandkoming van de verantwoording te verbeteren.
De Informatie wordt tot op productniveau ontsloten en de verstrekte subsidies zijn per doelstelling in de programma’s inzichtelijk gemaakt. De komende jaren gaan we het proces continu verbeteren en functionaliteiten toevoegen.

Wij blijven inkoop professionaliseren
Het jaar 2015 is gebruikt om de eerder ingezette verbeteringen te verankeren. De doelstellingen uit het college akkoord zijn uitgewerkt in de Nota Inkoop die in september door de gemeenteraad is vastgesteld. Deze nota biedt een leidraad voor professionele samenwerking bij onze inkooptrajecten. Het zet de koers uit voor de strategische inkoopambities voor de komende jaren en helpt ons in het realiseren van een doelmatige en rechtmatige inkooppraktijk. En het zorgt voor de inbedding van de politieke thema’s uit het collegeakkoord, zoals ‘ruimte geven aan regionale ondernemers’; ‘de laagste werkloosheid van Nederland’; ‘duurzaamheid’; ‘minder regels’; en ‘samen met de stad’.

Er is geïnvesteerd in adviescapaciteit voor duurzaam inkopen. Deze uitbreiding zorgt ervoor dat we in een vroeg stadium kunnen inzetten op duurzaam inkopen. Vanaf 2016 moeten we hier de resultaten van gaan zien. De maatwerk invulling van onze Social Return on Investment (SROI) methode werpt duidelijk zijn vruchten af. Door onze manier van Social Return on Investment en de samenwerking tussen Inkoop en het Werkgeversservicepunt bij onze inkopen, zijn 627 plaatsingen gerealiseerd. Deze methode hebben we met de gemeenten (en provincie en hoogheemraadschap) in de regio afgestemd en geüniformeerd, waardoor de ondernemingen minder te maken hebben met verschillende regelingen. De Social Impact factory, die in mei 2015 is opgericht, ondersteunt de ondernemers bij het invullen van hun (resterende) Social return verplichting door diensten of producten af te nemen bij onze sociale ondernemers.

Ook zijn we in 2015 gestart met een pilot van een marktplaats voor leveringen, naast de al bestaande marktplaats Inhuur. Hiermee creëren we kansen voor het regionale MKB om mee te doen op onze kleinere inkoopopdrachten. In de marktplaats inhuur zijn inmiddels 1.400 bedrijven en ZZP-ers aangemeld.

Terug naar de Bedoeling
Als onderdeel van onze organisatievernieuwing hebben we in 2015 het thema zelfsturing verder verkend
en de mogelijkheden daartoe binnen de organisatie onderzocht.

Ook zijn we in 2015 gestart met een project om belemmerende en disfunctionele regels te veranderen of af te schaffen. De doelstelling van het project is om het lerend vermogen van de gemeente te vergroten en om de omgang met belemmerende en disfunctionele regels te veranderen. Vier afdelingen zijn een periode regelarm gaan werken. Als gevolg van dit experiment zijn ruim 200 collega’s gaan experimenteren, meer dan 30 ‘ontregel’ initiatieven gestart. De uiteindelijke resultaten van het experiment wordt gepresenteerd aan de organisatie en zullen leidend zijn voor vervolgacties.

Parallel aan dit experiment is in 2015 onder meer in gesprek met managers en medewerkers onderzocht hoe de wijze van beoordelen binnen de gemeente Utrecht kan worden versimpeld en meer ‘terug naar de bedoeling’ kan worden gebracht. Dit onderzoek heeft geleid tot de afspraak dat in 2016 vijf afdelingen gaan experimenteren met een alternatief voor de huidige systematiek van beoordelen binnen de gemeente Utrecht.