Het fundament van de vastgoedstrategie is het voeren van een actief vastgoedbeleid. Met een actief vastgoedbeleid verbeteren de resultaten en zijn de risico’s binnen de vastgoedportefeuille beheersbaar.

Om te kunnen bepalen of het actieve vastgoedbeleid leidt tot succes worden de volgende doelstelling voor de lange termijn gehanteerd:
1. Gebruikers

• klanttevredenheid bij huurders, gebruikers en potentiële huurders;
• aansluiting op het gemeentelijk beleid (algemeen beleid en accommodatiebeleid);

2. Financieel

• een financieel gezonde Utrechtse Vastgoed Organisatie;
• een kostendekkende vastgoedportefeuille;
• structurele dekking voor al het vastgoed, hetzij uit kostendekkende vergoedingen, hetzij uit programmabegroting;
• het vastgoed wordt technisch onderhouden op basis niveau of een daarvan afwijkend niveau in overleg met de opdrachtgever;

3. Portefeuille

• strategische, bedrijfskundige visie op vastgoed;
• aansluiting op ontwikkelingen binnen de vastgoedmarkt;
• Elke (deel)portefeuille beschikt over een huisvestingsplan en Meerjaren Onderhoud Prognose (MJOP).

4. Exploitatie

• een effectief en efficiënt gebruik van vastgoed door middel van stimuleren van medegebruik en zorgen voor zo hoog mogelijke bezettingsgraad van de accommodaties;
• het exploiteren van het vastgoed door de openstelling aan te laten sluiten op de daadwerkelijke ruimtereserveringen en behoefte aan activiteiten (vraagsturing) tegen zo laag mogelijke kosten;

Vastgoed in bezit hebben is voor de UVO geen doel op zich, maar vastgoedobjecten zijn een middel om gemeentelijke beleidsdoelen te faciliteren. Indien het vastgoed niet meer bijdraagt aan een gemeentelijke doelstelling kan het uitgegeven worden.

Het gemeentelijk vastgoed is op basis van één methode (=conditiegerichte inspecties op basis van NEN 2.767) in meerjaren onderhoudsplannen(MJOP) uitgewerkt. Hierbij is voor de intensiteit van de inspectie en het onderhoudsniveau rekening gehouden met de status van de objecten. Panden in tijdelijk beheer zijn op het laagst mogelijke niveau onderhouden. Voor de her-inspecties hanteren we eenduidige meetmethodes en cyclusafspraken voor de verschillende bouwelementen.

Naast de landelijke wet en regelgeving hanteert Utrecht normen voor duurzaamheid en toegankelijkheid die in het gemeentelijk vastgoed gerealiseerd dienen te worden.

Utrecht kiest voor een actief vastgoedbeleid. Utrecht voert de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie zelf uit waar het gaat om wettelijke taken en basisvoorzieningen, die niet of onvoldoende door de markt opgepakt worden (dat wil zeggen) te duur, onvoldoende toegankelijk, onvoldoende spreiding of niet de juiste kwaliteit en capaciteit).

Utrecht actualiseert bestaande en ontwikkelt meerjarige huisvestingsplannen voor de onderhanden portefeuille. Nieuwe kader stellende programma's komen van beleid waarbij de UVO de rol heeft van Vastgoedadviseur en indien aan de orde, de rol van toekomstig eigenaar. De meerjaren huisvestingsplannen worden cyclisch met de verschillende Beleidsafdelingen afgestemd zodat de verwachtingen en afspraken van te voren duidelijk zijn. UVO ordent de huisvestingsvragen in meerjarenoverzichten naar functies, doelen, programma's, resultaten en activiteiten. Ze maakt capaciteitsplanningen en geeft randvoorwaarden mee voor de MJOP. Daarnaast zorgt ze voor afstemming van vraag en aanbod in en tussen de deelportefeuilles. Er worden bij het programmeren en plannen verkenningen uitgevoerd op technisch, financieel, vastgoed en ruimtelijk gebied ten behoeve van de (nieuwe)huisvestingsplannen. Utrecht gaat voor elk beleidsveld een huisvestingsplan schrijven.

In 2015 is het MPOHV (Meerjaren Perspectief Onderwijs HuisVesting) door de gemeenteraad vastgesteld. Daarmee is het programma voor onderwijs huisvesting de komende jaren vastgelegd. In de portefeuille sport is gestart met een huisvestingsplan voor de zwembaden. Bij de overige portefeuilles is er vooral sprake van het updaten van de plannen en het goed op orde brengen van alle basis gegevens.

De onderhoudswerkzaamheden met bijbehorende bedragen van de eerste vijf geplande jaren zijn betrouwbaar op basis van inspecties van het vastgoed. Er is budget beschikbaar voor onderhoudswerkzaamheden, waaronder:

• regulier geplande onderhoudswerkzaamheden;
• storingsonderhoud (op basis van dagelijks door de huurder / gebruiker gemelde storingen);
• tijdens inspecties geconstateerd urgent, gevaarlijk en/of achterstallig onderhoud.

Wij hebben gezorgd voor kwalitatief goede accommodaties die worden gebruikt voor de daarvoor bestemde activiteiten en vraag en aanbod van de verschillende gebruikers op elkaar afgestemd. Waar mogelijk is de samenwerking tussen de partners geregeld en hebben we de programmering en gezamenlijke activiteiten in het gebouw gecoördineerd.

Samen met onze partners hebben we een optimale bezetting van goede, betaalbare en evenwichtig over de stad verspreide accommodaties voor maatschappelijke functies gefaciliteerd. De samenwerking in deze gebouwen is gestimuleerd en zoveel mogelijk juridische waarborgen voor samenwerking zijn ingebouwd.

Het Vastgoedloket is de centrale plek in de stad waar vraag en aanbod van ruimte bij elkaar komt, het verhoogt de bezettingsgraad van de gemeentelijke accommodaties. Het vastgoedloket heeft de verhuur van de gemeentelijke accommodaties verzorgt. In veel gevallen is dat gebeurt aan de hand van ruimte verdeelprotocollen die tot stand zijn gekomen door middel van maatschappelijke participatie.

Het Makelpunt heeft bemiddeld bij vraag en aanbod van ruimtes voor maatschappelijke activiteiten in de stad Utrecht en voorziet daarmee in een grote maatschappelijke behoefte. Het Makelpunt heeft bemiddeld bij gemeentelijke accommodaties en die van haar partners. Het aantal geslaagde matches tussen vragers en aanbieders blijft sinds 2010 groeien. Een dergelijke match faciliteert in de meeste gevallen een grote groep mensen binnen een maatschappelijke organisatie. Door samenwerking en verbinden van activiteiten tussen aanbieder en vrager ontstaat een prachtige meerwaarde voor de wijk. Omdat de informatie centraal wordt opgeslagen komt er beter zicht op de behoefte in de stad. Het Makelpunt heeft een digitale etalage. Burgers kunnen middels een web applicatie toegang en inzicht krijgen in vraag en aanbod. Vragers en aanbieders kunnen hierdoor zonder actieve sturing vanuit de gemeente maatschappelijke huisvestingsmogelijkheden verkennen. Deze web applicatie is in 2015 vernieuwd en daarmee veel gebruikersvriendelijker geworden.

Utrecht richt zich op het aanbieden van het totale facilitair beheer voor bestaand en nieuw maatschappelijk vastgoed, zoals Multi Functionele Accommodaties, welzijnsaccommodaties en bedrijfsverzamelgebouwen.
Wij hebben de klanttevredenheid van gebruikers van onze accommodaties hoog in het vaandel en proberen die continue te verbeteren. Door middel van het uitzetten van een klanttevredenheidsonderzoek hebben we de tevredenheid van de gebruikers van de multifunctionele accommodaties over het facilitair beheer gemeten. Op basis van de metingen zijn verbeteracties opgesteld en uitgevoerd.

Wij vervullen een loketfunctie voor alle huurders en gebruikers en dragen zorg voor verbetering van het gezamenlijke beheer, middels onder andere het organiseren van structurele overleggen. Afhankelijk van de vraag wordt de dienstverlening van de Front- en/of BackOffice op maat ingezet.

Op gebied van onderhoud van de accommodaties en de buitenterreinen adviseren en ondersteunen wij de eigenaar en huurders van het pand, waardoor een gelijkwaardig kwaliteit- en serviceniveau voor alle gehuurde ruimtes behaald wordt. Door het schrijven van een verhuurprotocol, een handboek beheer en een producten- en dienstencatalogus maken we de dienstverlening voor betrokken partijen inzichtelijker. Tenslotte worden Verenigingen van Eigenaren (VvE's) geadviseerd ten aanzien van de inrichting van het beheer.